skip to content

direct contact - m. +48 792 808 709

Marek W. Michalski PhD, MBA, MSc

saying hello!

Utworzenie zespołu kolarstwa górskiego. Raport

Streszczenie. Przedmiotem projektu jest utworzenie zespołu kolarstwa górskiego, przygotowanie zespołu do sezonu i start w letnim sezonie kolarskim (kwiecień-październik/listopad). Autor niniejszego raportu jest pomysłodawcą i inicjatorem projektu.

Utworzenie zespołu kolarskiego jest formą wsparcia dla zawodników kategorii U23 (orlik) oraz zawodników starszych (kategorii Masters). Przejście młodych zawodników do kategorii U23 jest procesem bardzo trudnym i kluczowym dla rozwoju sportowego. System finansowania państwowego i klubowego wspiera zawodników do kategorii juniorskich włącznie. Po ukończeniu 19 lat i wyjściu z okresu juniorskiego często nie mają wsparcia finansowego i trenerskiego. Okres ten jest tym trudniejszy, że wiąże się z pogodzeniem czasu treningu, startu w zawodach, z okresem nauki, zdawania matury i pierwszych lat studiów. Wynikiem braku zainteresowania i wsparcia dla zawodników kategorii U23 jest gwałtownie zmniejszająca się liczba zawodników starszych, a w konsekwencji brak sukcesów międzynarodowych w kategorii U23 i elita. Uzupełnieniem zespołu są zawodnicy starsi, po okresie startów w kategorii elita. Konfrontacja zawodników młodych z kolarzami starszymi pozwoli im na korzystanie z doświadczeń oraz czerpanie wzorców treningowych i osobowych. Ograniczeniem projektu jest jego strona finansowa. Z założenia zawodnicy (przynajmniej w kategorii U23) w swoich działaniach sportowych w całości winni uzyskać wsparcie w ramach projektu.

Plan projektu uwzględnia podstawowe działania związane z budową zespołu poprzez pozyskanie kluczowych osób zespołu, metod finansowania i przygotowania zawodników wraz ze sprzętem do sezonu kolarskiego. Projekt jest w fazie koncepcyjnej. Realizowany jest samodzielnie i jednoosobowo przez autora raportu. Ze względu na sezonowość projektu może on być uruchomiony w stosownym czasie przed kolejnym sezonem kolarskim, po spełnieniu warunków - finansowych jak wyżej, a następnie merytorycznych. Sukcesem jest stworzenie i zbilansowanie budżetu projektu oraz stworzenie i przygotowanie zespołu o wysokim stopniu wytrenowania, które łącznie pozwalają na starty w najlepszych wyścigach krajowych i europejskich w kategoriach XCO (format olimpijski) i XCM (maratony).

 Plan projektu został przygotowany w oparciu o analizę podstawowych parametrów projektów (zakres, jakość, koszty, czas, zasoby) i ich współzależności, przy wsparciu darmowych narzędzi¹ gantt-chart_L do opracowania harmonogramu oraz critical-path-method do utworzenia ścieżki krytycznej projektu. Harmonogram ten bazuje na strukturze podziału pracy (WBS²) i zawiera zadania z uwzględnieniem czasu realizacji, następstw zdarzeń oraz dat krytycznych, wynikających z kalendarza sportowego.

Wstęp

Kolarstwo jest jedną z popularniejszych dyscyplin sportowych. Popularność oraz walory rekreacyjne tego sportu przekładają się na dużą liczbę amatorów w różnym wieku trenujących kolarstwo i startujących w zawodach, głównie w formule XCM (maratony) - jednorazowo w zawodach komercyjnych startuje do 1800 zawodników. Sport ten jest popularny wśród młodzieży, jednak z wiekiem liczba zawodników gwałtownie maleje. Wynika to z rosnących kosztów uprawiania tego sportu, ograniczeń czasowych związanych z nauką własną (matura, studia) oraz faktycznym systemowym brakiem finansowania osób 19-letnich i starszych (kategoria U23). W kraju istnieją tylko dwie grupy zawodowe kolarstwa górskiego (zarejestrowane w międzynarodowej unii kolarskiej UCI) oraz kluby amatorskie zawiązane do realizacji celów promocyjnych firm rowerowych (dystrybutorzy, serwisy) lub rekreacyjnych uczestników grupy. Grupy amatorskie nie realizują celów sportowych jakimi są starty w wyścigach formuły olimpijskiej (XCO), zaś grupy zawodowe zatrudniają jedną lub dwie osoby z omawianej kategorii wiekowej.

Powyższa sytuacja skłoniła autora do rozważenia zbudowania grupy kolarstwa górskiego w celu wspierania młodych i utalentowanych zawodników oraz realizowania ich pasji sportowych. W konsekwencji oddolna animacja ruchu sportowego, może przyczynić się do osiągnięcia przez członków grupy wyników sportowych na poziomie europejskim. Utworzenie zespołu umożliwi jego członkom start w prestiżowych imprezach kolarskich z pucharem świata włącznie (warunkiem startu dla zawodników w kategoriach U23 i elita jest przynależność do zawodowej grupy kolarskiej zgłoszonej do UCI). Autor ma rozeznanie sytuacji krajowego kolarstwa górskiego oraz znajomość kluczowych osób - trenerów, zawodników, mechaników, lekarzy itp. Co pozwala mu planować zbudowanie zespołu.

Celem projektu jest zorganizowanie grupy kolarstwa górskiego i jej start w kolejnym sezonie. Sukcesem projektu byłoby takie przygotowanie zawodników, by osiągali dobre wyniki w liczących się wyścigach krajowych (Puchar Polski, Mistrzostwach Polski) oraz międzynarodowych (Puchar Czech, Puchar Świata, inne imprezy międzynarodowe). Zakłada się, że od zawodników (przynajmniej w kategorii U23) nie będzie wymagany wkład finansowy. Celem projektu nie jest wypracowanie zysku finansowego lecz przeznaczenie wszystkich zdobytych środków finansowych na wsparcie przedsięwzięcia.

Podstawy teoretyczne i metodologia

Konstrukcja projektu oraz metoda zarządzania opiera się w pierwszej kolejności na definicji celu i jest konsekwencją struktury podziału prac. Cel główny, cele poboczne projektu i dalej cele sportowe ustalono wychodząc z zasad SMART³, dążąc do ich precyzyjnego zdefiniowania, określenia miar osiągnięcia celów (definicja sukcesu, porażki), przyjęto cele ambitne, a jednocześnie realne i osadzone w czasie. Analiza wstępna dotyczyła podstawowych parametrów projektu tj. jego zakresu, jakości (jako spełnienia oczekiwań), kosztów, czasu i zasobów, a także komunikacji z interesariuszami i ryzyk. W analizie projektu wskazano kamienie milowe oraz ograniczenia finansowe i czasowe realizacji projektu. Dodatkowo należy liczyć się z innymi ograniczeniami, które zostaną zdefiniowane lub wyartykułowane w przyszłości przez sponsorów projektu lub pozostałych interesariuszy, w tym zawodników, federacje kolarskie itp.

Plan projektu jest wynikiem struktury podziału prac (WBS), definicji rezultatów i zadań. Prace są następnie przeniesione do harmonogramu projektu w postaci wykresu/diagramu Gantt'a. Zdefiniowanie poziomów i zakresów prac pozwala na wykorzystanie metod sieciowych do analizy czasu, w tym ścieżki krytycznej projektu. Przeniesienie stosownych danych do arkusza sieciowego pokazuje, że wszystkie etapy projektu są na ścieżce krytycznej. Ze względu na koncepcyjny charakter projektu organizator tylko zarysował zadania etapu ostatniego projektu, czyli sezonu letniego. Działania te podlegają istotnym zmianą w zależności od budżetu i aktualnego kalendarza startów. Elementy te są w małym stopniu zależne od organizatora na etapie tworzenia koncepcji.

Wszystkie fazy projektu - rozpoczęcie, planowanie, wykonanie, zakończenie i monitorowane realizowane są jednoosobowo przez pomysłodawcę projektu. W dalszej fazie projektu, po pozyskaniu kolejnych osób (sponsorzy, trener, zawodnicy, wsparcie medyczne i techniczne), z ich udziałem powstanie grupa warsztatowa. Prace grupy pozwolą na urealnianie założeń projektu, wskazanie celów sportowych i pozasportowych, dobór sprzętu i metod treningu oraz kalendarza startów.

Omówienie harmonogramu projektu

 Do wykonania projektu niezbędne jest zrealizowanie sekwencji zadań wskazanych w analizowanej strukturze podziału prac. Zadania te wiążą się z pozyskaniem finansowania, budową zespołu, formalnymi umowami dla członków zespołu i sponsorów, pozyskaniem sprzętu, treningami i sezonem. Zarządzanie projektem odbywa się poprzez realizację przedstawionych powyżej zadań głównych. Na wykresie Gantt'a umieszczone są również zadania składowe niższego poziomu, niezbędne dla realizacji zadań głównych. Dla wszystkich zadań oszacowano w sposób optymalny niezbędne czasy trwania wynikające bądź z dotychczasowej praktyki, bądź z planowanego kalendarza sportowego (terminy kluczowych imprez są przedstawiane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Pozostałe imprezy można umieścić w kalendarzu sportowym w trakcie trwania sezonu).

Głównym narzędziem wspomagającym realizację projektu jest harmonogram. Dodatkowo, oprócz czasu trwania poszczególnych zadań, zadania w harmonogramie uporządkowane są zgodnie z zależnościami - poprzednik-następnik. Taka organizacja harmonogramu pokazuje zależności przyczynowo-skutkowe zadań, służy też do monitorowania projektu (czasu, kosztów, zasobów) i oceny ryzyk i wykonalności projektu jako całości. Realizowane zadania można pogrupować według celu funkcjonalnego lub podzielić je czasowo i w skrócie przedstawić w poniższej tabeli.

W przyjętym harmonogramie są zagadnienia, których celem jest 1. pozyskanie finansowania (sponsorów), 2. zbudowanie zespołu, 3. przygotowanie techniczne i treningowe do sezonu (przygotowania własne zespołu). Dokonując podziału czasowego wyróżniamy cztery etapy - 1. rozpoczęcie projektu, analiza sportowa i finansowa, 2. planowanie - wstępny projekt zespołu (dobór ludzi) i jego finansowania, określenie celów sportowych i możliwych celów pozasportowych, 3. budowanie zespołu, podniesienie jego sprawności sportowej, zagwarantowanie finansowania (umowy ze sponsorami), zamknięcie spraw formalnych (umowy z członkami grupy), pozyskanie sprzętu, 4. starty w sezonie kolarskim.

Poniżej omówię poszczególne etapy.

1. Rozpoczęcie projektu. Istotą tego etapu jest analiza sportowa i finansowa. Wstępnie analizowany jest kalendarz sportowy (imprezy klasy PŚ, MP, PP, PCz i inne ważne wyścigi krajowe i zagraniczne). Rozpoznanie miejsc startu pozwala na oszacowanie kosztów logistycznych imprez. Podsumowaniem analizy jest zarys składu drużyny oraz szacowane kosztów stałych utworzenia grupy i kosztów zmiennych w przeliczeniu na zawodnika grupy. Wstępnie tworzona jest lista osób i firm, potencjalnych sponsorów. W całym projekcie ważne jest zarządzanie czasem. Ze względu na twarde ograniczenia wynikające z kalendarza sportowego, możliwości pozyskania środków, cyklu przygotowań do sezonu i możliwości fizjologicznych zawodników ważne jest terminowe realizowanie poszczególnych etapów projektu. Na wstępie też powinno zadeklarować się nieprzekraczalny termin na zgromadzenie finansowania (odpowiednie umowy, promesy itp.) gwarantującego realizację celów sportowych i pozasportowych. Zgodnie z przyjętym harmonogramem nieprzekraczalnym terminem pozyskania środków jest 20 stycznia następnego roku. Wszelkie koszty finansowe, w tym koszt przygotowania umów, badań zawodników i rozmów ze sponsorami ponosi organizator i stanowi to jego ryzyko. Członkowie grupy są też świadomi procesu i godzą się z możliwością niezawiązania grupy w przypadku braku stosownego finansowania. Niepodpisanie umów sponsorskich w założonym terminie powoduje przesunięcie całego projektu o rok, na następny letni sezon kolarski. Co więcej ograniczenia zewnętrzne powodują, że wszystkie zadania są na ścieżce krytycznej i nie ma możliwości przesunięcia terminów zadań (drugiego poziomu). Na tym etapie powinno się też wstępnie zidentyfikować ryzyka. Oprócz wymienionego wyżej braku finansowania takich ryzyk jest znacznie więcej. Analiza, ważność i odpowiednie procedury reagowania mogą zostać opisane na etapie planowania.
2. Etap planowania. W kolejnym etapie następuje konkretyzacja planów. Tworzona jest krótka lista sponsorów, trenerów, zawodników i zespołu wspomagającego. Precyzowane są też cele sportowe w oparciu o potencjalny skład grupy. Po publikacji kalendarzy komercyjnych (lub kontakcie z organizatorami takich imprez) wybierane są wyścigi (lub cykle wyścigów) w formule XCM uzupełniające kalendarz sportowy i umożliwiające realizację celów pozasportowych, promocyjnych. Wybrane wyścigi mogą zostać zaproponowane lub przedstawione w ofercie jako działania marketingowe dla konkretnych sponsorów geograficznie lub docelowo zainteresowanych takimi imprezami (np. serwisowi lub sklepowi rowerowemu z okolic Warszawy sugeruje się promocję na cyklu mazowieckim itp.). Wstępnie też przygotowywane są oferty sponsorskie, wzory umów sponsorskich, zawodniczych i innych, niezbędnych do sformalizowania członków grupy i sponsorów. Analizie podlegają wskazane wcześniej ryzyka.
3. Budowanie zespołu. Jest to ważny etap. Kluczowym dla realizacji projektu jest pozyskanie sponsorów. Wymagany jest osobisty kontakt i przekonanie do współfinansowania grupy. Sponsoring sportowy jest formą mało popularną, sponsorzy wolą wspierać wydarzenia sportowe, które już odniosły sukces i są dobrze kojarzone medialnie, niż inwestować (nawet drobne pieniądze) w sport pasjonatów, młodzieży szkolnej i studenckiej, a dodatkowo (prawie) nieobecny w publicznej TV. Grupa amatorów uprawiająca kolarstwo górskie jest coraz większa (w cyklu wyścigów Mazovia mtb zarejestrowanych jest ponad 10 tys. uczestników), a firmy wspierają aktywność pracowników i starty w wyścigach. Stąd potencjalne zrozumienie potrzeby budowy takiej grupy rośnie z roku na rok. Kolejnym kluczowym warunkiem powodzenia projektu jest zespół. Odpowiedni dobór osób - trenera, zawodników, wsparcia daje realne szanse zrealizowania założonych celów sportowych. Zawodnicy dobierani są na podstawie przeszłych wyników sportowych (ranking Pzkol, klasyfikacja generalna kluczowych cykli wyścigów xc, spektakularne zwycięstwa). Większe szanse na realizacje celów sportowych daje też doświadczony zespół trenerski, serwisowy i wsparcia medycznego. Osoby te nie muszą być związane z grupą na wyłączność, co ma także wpływ na koszty współpracy. Cele niesportowe są dla zespołu drugorzędne i mogę być też realizowane przez grupę masterów. Grupa ta wymaga mniejszego finansowania (z reguły posiadają własny sprzęt, jeżdżą w grupie za pokrycie kosztów dojazdu na imprezy). Etap ten wymaga też precyzyjnego zarządzania czasem. Niezmienny jest kalendarz sportowy oraz możliwości fizjologiczne zawodników.
4. Sezon startów. Etap ten jest ukoronowaniem poprzednich. Plan startów został ustalony, jednak w trakcie sezonu dopuszczalne są zmiany wynikające ze zmiany terminu imprez (czynnik i ryzyko zewnętrzne), warunków pogodowych (jw.) oraz stopnia wytrenowania poszczególnych zawodników. Etap ten jest istotny ze względów jakościowych. Osiągnięcie planowanych celów sportowych i pozasportowych pozwoli na kontynuację projektu w latach następnych i służy zadowoleniu sponsorów i wszystkich członków zespołu. Przy pracy zespołowej, gdy każdy z członków grupy jest indywidualnością, a wszyscy członkowie grupy poddani są presji osiągnięcia założonych celów, ważna jest komunikacja wewnętrzna, dobra atmosfera w grupie i wsparcie młodzieży przez zawodników starszych.

Wdrożenia i zalecenia

W analizie wdrożeniowej należy wyróżnić kilka elementów.

1. spodziewane rezultaty. Wynikiem działań winno być wsparcie finansowe, trenerskie oraz organizatorskie dla młodych zawodników przy współpracy z zawodnikami starszymi. Główne cele koncentrują się na celach sportowych jako mierzalnych ocenach wyniku projektu. Brane też są pod uwagę cele promocyjne grupy i jej sponsorów. W kategorii wyników sportowych organizator projektu zakłada osiągnięcie czołowych miejsc na zawodach krajowych i zagranicznych - Puchar Polski, Puchar Czech i inne wyścigi w miarę możliwości finansowych, Mistrzostwa Polski (xc, xcm i górskie - szosowe), udział w Pucharze Świata. W kategorii działań promocyjnych organizator oczekuje czołowych miejsc na imprezach komercyjnych - maratonach mtb.
2. kluczowe decyzje. Do decyzji kluczowych należą wybór sponsora, dobór zespołu (grupy) - trenera, zawodników, osób wsparcia oraz dobór kalendarza startów. Wszystkie te elementy mogą się złożyć na sukces sportowy grupy oraz współzależności działań sportowych i promocyjnych. Kluczowe znaczenie ma monitorowanie projektu i elastyczne działania wspierające realizowany cel główny jakim jest powstanie grupy osiągającej sukcesy sportowe.
3. zakres projektu, czas, zasoby. Zakres projektu został określony precyzyjnie. W projekcie istotną rolę odgrywa czas ze względu na kalendarze sportowe federacji krajowej, zagranicznych i międzynarodowej. W przypadku niezgromadzenia środków finansowych w odpowiednim czasie projekt nie może być realizowany. Przekroczenie zasobów jest możliwe, po uzyskaniu wcześniej zgody grupy na ponoszenie części kosztów własnych (np. na zakup i serwisowanie sprzętu sportowego, ponoszenie kosztów dojazdu i noclegów na zawody we własnym zakresie).
4. możliwe reakcje. W przypadku osiągnięcia celów, organizator przewiduje powtórzenie się prób budowy profesjonalnych/półprofesjonalnych grup mtb w podobny sposób. Sukcesy sportowe i promocyjne pozwoliłyby w następnych latach na łatwiejsze pozyskanie środków finansowych oraz zmieniły politykę związku i ministerstwa sportu w zakresie finansowania kolarstwa.

Organizator musi też podejmować stałe próby kontaktu i inne działania skierowane na federację krajową, potencjalnych sponsorów w latach następnych oraz media lokalne. Ich celem jest promocja grupy i dyscypliny sportu, pozyskanie dodatkowych środków finansowych i wpływ na przyszły kalendarz sportowy federacji.

Ocena i następstwa

Ocena poziomu realizacji celów możliwa jest po zakończeniu każdego etapu projektu. Cele cząstkowe - pozyskanie sponsorów/funduszy, budowa zespołu, pozyskanie sprzętu, osiągnięcie odpowiedniego poziomu sportowego, sformalizowanie relacji i udział w zawodach kolarskich (sezon) są elementami sieci WBS. O porażce całego projektu może przesądzić etap pozyskania sponsorów i środków. Pozostałe etapy mają bezpośredni wpływ na osiągnięcie celów sportowych i promocyjnych podczas sezonu kolarskiego. Zakończenie projektu następuje po zakończeniu letniego sezonu kolarskiego, nie później niż wynika to z kalendarza startów. Ocenie w pierwszej kolejności zostaną poddane osiągnięte wyniki sportowe, szczególnie zajęte miejsca na MP, oraz działania promocyjne. Ocena własna projektu musi zostać skonfrontowaną z ocenami zawodników, trenera i sponsorów. Na obecnym etapie projektu organizator jako minimalny cel sportowy uznaje znalezienie się zawodników w pierwszej 10 klasyfikacji MP, pierwszej 3 klasyfikacji generalnej PP, pierwszej 6 klasyfikacji generalnej PCz. Jako minimalny cel promocyjny organizator przyjmuje trzykrotne zwycięstwa zawodników w imprezach komercyjnych, i związane z tym wywiady z zawodnikami w portalach kolarskich oraz opis wyścigów i zajętych miejsc w prasie lokalnej.

W przypadku opisywanego projektu organizator chciałby, by korzyści osiągali zawodnicy. Możliwość startu w mocno obsadzonych wyścigach jest dla nich szansą rozwoju sportowego i osobowościowego. Organizator chciałby również korzyści promocyjnych i marketingowych dla sponsorów. Ma wówczas nadzieję, że co najmniej połowa ogólnej liczby sponsorów będzie kontynuować wsparcie finansowe w latach następnych. Podsumowanie korzyści zawiera poniższa tabela.

Sukces projektu i korzyści interesariuszy w większym stopniu gwarantują możliwość powtórzenia przedsięwzięcia w latach następnych. Osiągane wyniki oraz medialność sportu przekłada się na zainteresowanie publiczności, młodzieży, mediów, a na końcu sponsorów.

Sposób zarządzania projektem zależny jest od postępu prac. Sformalizowania wymaga etap nawiązania współpracy ze sponsorami i grupą. Jest to niezbędne do określenia precyzyjnych mierników zasobów finansowych i realizacji celów projektu.

Załączniki

• harmonogram projektu, wykres Gantt'a
• harmonogram projektu, ścieżka krytyczna
• plan komunikacji
• plan jakości
• plan ryzyk

Bibliografia

• Krzysztof Obłój, Strategia sukcesu firmy, PWE, Warszawa 1998
• Ceorge Pitagorsky, Prawidłowe zarządzanie projektami: kluczowe zasady udanych projektów, Microsoft corp., 2004
• A Guid to the Project management body of knowledge (PMBOK), fourth ed. (wyd. polskie), PMI 2008
• Projekt innowacyjny, Pert SA, Warszawa 2011

Źródła internetowe

1. http://www.nabledach.pl/category/zarzadzanie-projektami/
2. http://www.pmi.org.pl/materialy-dydaktyczne/lekcje/
3. http://www.hyperthot.com/pm_wbs.htm

Wykres Gantt'a projektu

Dokument zewnętrzny (pdf)

Ścieżka krytyczna

Dokument zewnętrzny (pdf)

Plan komunikacji

KP - kierownik projektu

Plan jakości

Plan ryzyk

Warszawa, grudzień 2011

Back to Top ^

 layout inspired by tristar web design  powered by droppages.com